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Comme tu le sais peut-être, j’aime les choses organisées. 🤪

Je trouve ça tellement beau et en plus, ça me fait gagner un temps fou lors de la recherche de modèles, de mon logo, des factures fournisseurs … Bref …

En tant qu’entrepreneur, il peut être très facile de laisser tous tes fichiers s’accumuler dans le même dossier, parce qu’on doit être au four et au moulin.

Mais en prenant quelques minutes pour mettre en place une structure de classement qui fonctionne pour toi, il sera non seulement facile à entretenir, mais tu sauras où tout trouver au moment où tu en auras le plus besoin.

Pour m’organiser, j’ai choisi d’utiliser la suite de Google.
Parce que ça ne coûte que 5.70.- CHF/mois, que j’ai accès à la suite DOC (word), SHEET (excel), Drive pour stocker et organiser tous mes fichiers. Et que ça me permet de facilement partager les dossiers avec mes clients ou mes partenaires et surtout je peux y accéder de partout.

Et ce que j’apprécie par-dessus tout, c’est l’automatisation et le lien entre tous les logiciels que j’utilise pour la gestion de mon business. C’est un choix personnel et tu peux très bien continuer avec le système que tu utilises déjà.

 

Une organisation simple des dossiers pour un gain de temps

Dans mon Google Drive, j’ai 4 dossiers principaux :
Maïaka_Organisation fichiers_Dossiers principaux
Ebook – c’est là que je stocke les ebooks que j’ai créés et que je vous mets à disposition en vous inscrivant sur mon site internet.
MAÏAKA – c’est là que j’enregistre TOUS les documents concernant mon entreprise..
MES FORMATIONS – hum … je suis une accro à la formation continue :-), j’adore apprendre encore et encore et sur tout type de sujet. C’est tout naturellement donc que j’y enregistre, les formations que je suis, les ebook que je télécharge …
UpdraftPlus – Ici, c’est la copie de mon site internet qui est faite automatiquement tous les jours. Yes , un soucis en moins de ce coté là 👍
Bon…

L’organisation est la colonne vertébrale de ton entreprise

La colonne vertébrale !
C’est pas rien quand même, c’est ce qui tient tout en place et qui te permet de rester droit, de savoir où tu vas et comment.
Le squelette de mon entreprise est segmenté en x dossiers.

Maïaka_Organisation fichiers_Entreprise

Administration

 Ici, c’est tout ce qui concerne l’administration de MAÏAKA.

Comme la comptabilité où je stocke les documents concernent mon budget, mon business plan, les factures fournisseurs, les tickets et reçus …) mais aussi les documents légaux (assurance, contrat …), les modèles de documents et mes plans, objectifs et mon manifesto !

ARCHIVE

Ai-je vraiment besoin de t’expliquer a quoi sert ce dossier ?
Bon, ok … mes dossiers sont toujours à jour au jour J!
Donc tous les documents que je n’utilise plus, qui n’ont pas les bonnes couleurs, le bon logo, … je les archives!
Comme ça, plus de prise de tête de savoir quel est LE bon document.

BRANDING (image de marque)
Ici se trouve tout ce qui concerne l’identité visuelle de MAÏAKA.
  • les polices achetées
  • les couleurs officielles
  • les images et illustrations
  • les icones
  • les cartes de visites
CLIENTS

Ah mes clients chéris!
J’aime les chouchouters et leur simplifier la vie!
Donc ici, mes dossiers sont séparés d’abord par année, ensuite par client et ensuite par projet.
Ainsi, si je dois partager un dossier avec un client, aucun soucis de savoir si il n’y a pas des documents qu’ils ne doivent pas voir …

Et le must du must ! Les projets de mes clients sont en lien direct avec mon logiciel de gestion de projet que j’aime d’amour.
Dès que je crée un nouveau projet pour un client, mon automatisation se met en marche et crée automatique le dossier du projet dans le dossier client.

L’est-il pas belle la vie ?

DIVERS
Dans ce dossier, je garde en mémoire les recherches que je fais, les articles intéressants et mes sources d’inspiration.
J’ai également un dossier “fourre-tout”, ben oui ça m’arrive aussi tu crois quoi …
Quand je télécharge des documents que je veux garder mais pas le temps de les stocker directement dans le bon dossier, ils vont dans le dossier fourre-tout.
Et chaque semaine, je fais un tri dans ce dossier pour le garder le plus possible vide, comme d’ailleurs le dossier téléchargement!
Un vrai fardeau celui-là !
MARKETING & COMMUNICATION

Ce dossier contient les articles de blog en prépration (pour le moment car je suis en train de revoir cette partie pour la simplifier et l’automatiser), les sources de ces articles, mon plan marketing et aussi tout ce qui touche à l’analyse des réseaux sociaux, des visites sur mon site internet …

SERVICES
Ici sont détaillés mes services et pour chaque service, les visuels qui vont avec, les offres, mes recherches, la création de ces services …
Voilà donc comment j’ai organisé mes fichiers et dossiers professionnels.
Tu remarqueras également que j’y ai mis des couleurs.
Autant allié le beau et l’agréable à la structure et l’organisation 😍

Et toi, comment as-tu organisé tes fichiers et documents ?